Bedrijfsgegevens
Duffelse Unie voor Ondernemers, DUO
BE1016.218.124
Kerkstraat 32, 2570 Duffel
INTERN REGLEMENT
TITEL I. – Algemene bepalingen
Artikel 1. Statuut van het reglement
Het voorliggend reglement geldt als intern reglement van de vzw “Duffelse Unie voor Ondernemers”, afgekort DUO.
Dit reglement heeft ten aanzien van de leden en bestuurders dezelfde bindende waarde als de statuten.
Het reglement en elke wijziging ervan wordt vastgesteld door het bestuursorgaan en wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de werkende leden. Gewone leden kunnen het bestuursorgaan schriftelijk om een kopie van het intern reglement verzoeken.
Artikel 2. Zetel
De zetel van de vereniging is gevestigd in de woonplaats van de voorzitter.
TITEL II. – Lidmaatschap
Artikel 3. Toetreding van nieuwe werkende en gewone leden
Elke natuurlijke persoon en elke rechtspersoon die in Duffel een economische activiteit uitoefent kan zich kandidaat stellen als werkend of gewoon lid. Nieuwe werkende of gewone leden worden enkel aanvaard bij besluit van het bestuursorgaan.
De uitoefening van een economische activiteit blijkt uit het beschikken over een ondernemingsnummer.
De uitoefening van een economische activiteit in Duffel blijkt uit hetzij de vestiging van de maatschappelijke zetel of de woonplaats op het grondgebied van de gemeente, dan wel de aanwezigheid van een vestiging op het grondgebied van de gemeente.
Voldoen aan de voorwaarden voor lidmaatschap verleent geen recht op toetreding tot de vereniging. Het bestuursorgaan beoordeelt vrij elk verzoek tot toetreding. Deze beslissing moet niet gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Artikel 4. Lidmaatschapsbijdrage
Tenzij de algemene vergadering anders beslist, zijn de werkende en gewone leden tot een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage van 150,00 euro (btw incl.) verplicht.
Artikel 5. Uitsluiting van gewone leden
Het lidmaatschap van een gewoon lid kan op elk moment worden beëindigd door een besluit van het bestuursorgaan, met naleving van de gewone aanwezigheids- en meerderheidsvereisten.
Het betrokken gewoon lid wordt door de voorzitter van het bestuursorgaan geïnformeerd over de motieven voor de uitsluiting. Het betrokken lid moet worden gehoord door het bestuursorgaan en kan zich laten bijstaan door een advocaat.
De stemming over het beëindigen van het lidmaatschap van een gewoon lid is geheim.
TITEL III. – Bestuur en vertegenwoordiging
Artikel 6. Taakomschrijving diverse functies binnen het bestuursorgaan
§1. Het bestuursorgaan wijst de volgende functies toe aan bestuurders: Voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester.
§2. De voorzitter verzekert het goede verloop van de vergaderingen van het bestuursorgaan, het dagelijks bestuur en de algemene vergadering, alsmede de naleving van dit intern reglement. De voorzitter wordt bijgestaan door een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester.
§3. De ondervoorzitter is belast met de vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid en met sommige deelbevoegdheden van de voorzitter, als deze hem daarom verzoekt.
§4. De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor:
- het opmaken van de notulen en het bekend maken van de genomen beslissingen;
- het beheer van de relevante documenten en dossiers;
- het versturen van de uitnodigingen, de agenda en de verslagen (tenzij dit waargenomen wordt door het dagelijks bestuur);
- het opvolgen van de lidmaatschappen en het innen van de lidmaatschapsbijdragen.
§5. De penningmeester beheert de rekening. Hij zorgt voor de uitgaande betalingen en verzorgt de contacten met het externe boekhoudkantoor.
§6. De functie van voorzitter is niet cumuleerbaar met deze van ondervoorzitter, secretaris of penningmeester.
Artikel 7. Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt waargenomen door de voorzitter, secretaris en penningmeester overeenkomstig de artikelen 33 en 34 van de statuten.
Zij oefenen de bevoegdheden uit die wettelijk worden beschouwd als dagelijks bestuur. Dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.
Zo worden onder meer als handelingen van dagelijks bestuur beschouwd:
- Courante verrichtingen met een waarde tot 2.000,00 euro (btw incl);
- De voorbereiding van de algemene vergadering (inclusief het opstellen van de agenda) en de uitvoering en de mededeling aan derden van de door haar genomen beslissingen;
- De voorbereiding van de vergaderingen van het bestuursorgaan en het opstellen van de agenda. Het formuleren van voorstellen en het verstrekken van informatie aan het bestuursorgaan, de uitvoering en de mededeling van zijn beslissingen.
TITEL IV. – Deontologie
Artikel 8. Discretieplicht
De besprekingen binnen de algemene vergadering, het bestuursorgaan en het dagelijks bestuur zijn interne aangelegenheden van de vereniging. Bestuurders en leden zijn gebonden tot discretie over hetgeen zij tijdens de vergaderingen van de vereniging vernemen en communiceren extern niet over individueel stemgedrag en standpunten ingenomen door bestuurders of leden tijdens een vergadering.
TITEL V. – Promoties en acties
Artikel 9. Gebruik van promotiemateriaal en acties
Promotiemateriaal, waaronder maar niet beperkt tot kerstbomen, ballonpalen en ander decoratiemateriaal, wordt door de vereniging ter beschikking gesteld aan leden-ondernemingen voor gebruik tijdens specifieke promotieacties of events. De ontvangende onderneming mag het promotiemateriaal tevens inzetten voor andere eigen acties en op andere dagen, op voorwaarde dat het materiaal tijdens de afgesproken promotieperiode daadwerkelijk en zichtbaar wordt gebruikt voor het gezamenlijke event en dat het materiaal steeds in goede staat blijft en beschikbaar is voor het afgesproken gebruik. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud en het tijdig terugbezorgen van het promotiemateriaal ligt bij de ontvangende onderneming. Schade of verlies wordt aan de vereniging gemeld en kan aanleiding geven tot vergoeding door de betrokken onderneming.
Elke ondernemer blijft de rechten hebben om zijn eigen acties te voeren.
TITEL VI. – Events
Artikel 10. Deelnamevoorwaarden aan events
Leden van de vereniging genieten bij deelname aan door de vereniging georganiseerde events van gratis toegang of sterk gereduceerde deelnameprijzen. Niet-leden kunnen uitsluitend deelnemen aan sommige events na betaling van een significant hogere, door het bestuur vastgestelde prijs. Het bestuur behoudt zich het recht voor om deelname van niet-leden te weigeren indien het maximumaantal deelnemers is bereikt of wanneer dit organisatorisch wenselijk wordt geacht. Inschrijvingen zijn pas definitief na bevestiging door het bestuur en betaling van het eventuele deelnamebedrag.
TITEL VII. – Respectvol gedrag en onderlinge communicatie
Artikel 11. Respect tussen leden
Alle leden verbinden zich ertoe elkaar met respect, beleefdheid en openheid te behandelen, ongeacht achtergrond of overtuiging. Meningsverschillen, klachten of problemen worden steeds in eerste instantie rechtstreeks en op een volwassen manier tussen de betrokken leden besproken. Indien nodig kan het bestuur bemiddelen, maar wederzijds respect en constructieve communicatie blijven het uitgangspunt. Discriminerend, beledigend of intimiderend gedrag wordt niet getolereerd en kan aanleiding geven tot sancties of uitsluiting van lidmaatschap.
TITEL VIII. – Aansprakelijkheid
Artikel 12. Beperking van aansprakelijkheid van het bestuur
Het bestuursorgaan handelt te allen tijde naar best vermogen en met de grootste zorg voor de belangen van de vereniging en haar leden. Het bestuur kan evenwel niet persoonlijk of collectief aansprakelijk worden gesteld door leden voor handelingen, beslissingen of nalatigheden in het kader van het bestuur, behoudens in geval van bewezen opzet of zware fout. Het bestuur spant zich in om problemen te voorkomen en waar mogelijk tijdig op te lossen, maar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade of verlies die buiten haar redelijke controle valt.
TITEL IX. – Financieel beheer
Artikel 13. Financieel beleid en transparantie
Het bestuur van de Duffelse Unie voor Ondernemers voert het financieel beheer met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en transparantie. Alle inkomsten en uitgaven worden nauwgezet geregistreerd en verantwoord volgens de geldende wettelijke en statutaire bepalingen. De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks financieel verslag.
Uitgaven ten behoeve van de vereniging worden steeds vooraf besproken en goedgekeurd door het bestuur. Bestedingen worden uitsluitend gedaan in het belang van de vereniging en haar leden.
TITEL X. – Overige bepalingen
Artikel 14. Communicatie en privacy
De vereniging communiceert met haar leden via de door het lid opgegeven contactgegevens. Elk lid verbindt zich ertoe deze gegevens up-to-date te houden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor interne verenigingsdoeleinden en worden niet aan derden verstrekt zonder uitdrukkelijke toestemming, behoudens wettelijke verplichtingen.
Artikel 15. Sancties
Bij overtreding van het intern reglement kan het bestuur passende maatregelen nemen, waaronder tijdelijke schorsing of uitsluiting van het lidmaatschap. Vooraleer tot sancties over te gaan, wordt het betrokken lid gehoord en krijgt het de kans om zijn/haar standpunt toe te lichten.
Artikel 16. Procedure voor reglementswijzigingen
Voorstellen tot wijziging van het reglement kunnen schriftelijk worden ingediend bij het bestuur door een bestuurslid of door ten minste vijf gewone leden gezamenlijk. Het bestuur bespreekt het voorstel op de eerstvolgende bestuursvergadering. Een wijziging van het reglement vereist een tweederdemeerderheid van de uitgebrachte stemmen binnen het bestuur om te worden aangenomen.